Każda impreza okolicznościowa, impreza firmowa czy też wesele wymagają odpowiedniej organizacji, aby wszystko przebiegło zgodnie oczekiwaniami i całe przedsięwzięcie zakończyło się wielkim sukcesem. Nie obejdzie się bez sporządzenia planu działania, który pozwoli na osiągniecie obranych celów i wytyczonych zadań. Zorganizowanie imprezy okolicznościowej nie należy do łatwych zadań, jednakże nie musi być to żmudne i czasochłonne zajęcie. Kluczem do sukcesu jest zaplanowanie jej z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu będzie można dopracować szczegóły i dopiąć wszystko na ostatni guzik.
Imprezy okolicznościowe a wybór odpowiedniego miejsca i przebieg przyjęcia
Jeśli domowe warunki nie pozwalają na organizację imprezy, konieczne jest wynajęcie lokalu, w którym odbędzie się uroczystość. Do wyboru jest wiele możliwości – hotele, karczmy, restauracje, domy weselne itd. Wybór właściwego miejsca na imprezę okolicznościową ma duże znaczenie – w przypadku wynajęcia lokalu goście mogą liczyć na większy komfort, a organizujący na brak konieczności zajmowania się kwestiami związanymi ze sprzątaniem po zakończeniu uroczystości. Wielkość sali uzależniona jest od tego, jak dużo zostało zaproszonych gości i od możliwości finansowych.
Bardzo ważne jest to, aby wszystkie szczegóły, takie jak chociażby czas trwania przyjęcia, dokładnie ustalić z właścicielem lokalu. Podanie ram czasowych przyjęcia pozwoli na lepsze zaplanowanie ilości przekąsek i ciepłych dań, czasu na tańce, atrakcje, godziny deseru i podawania poszczególnych dań. Przy wyborze miejsca należy kierować się także lokalizacją, z dobrym dojazdem i miejscami parkingowymi. Trzeba także zadbać o odpowiedni wystrój i atmosferę. Najlepsze będą klimatyczne miejsca. Pod uwagę należy wziąć również kompetentność, kulturalność i otwartość obsługi.
Ustalenie menu na imprezę
Kolejną kwestią jest poczęstunek. Na imprezie nie może zabraknąć nie tylko dobrej zabawy, ale tez smacznego jedzenia. Posiłki można przygotować samodzielnie lub zdecydować na usługi firmy cateringowej. Skorzystanie z gotowego rozwiązania jest większą oszczędnością czasu i pieniędzy oraz możliwością zrobienia jak najlepszego wrażeniach na gościach, szczególnie w przypadku większego przyjęcia. Można mieć pewność, że posiłki zostaną podane w odpowiednim momencie, a ich wykonaniem zajmie się doświadczony kucharz. Jeśli liczba gości jest mała czy trzeba liczyć się z ograniczonym budżetem, to wówczas bardziej opłacalne może okazać się jednak samodzielne przygotowanie poczęstunku.
Przy wyborze menu zaleca się dopasować przekąski do okazji, liczby osób i ich przyzwyczajeń żywieniowych. Należy wziąć pod uwagę to, że coraz więcej osób wybiera dietę bezmięsną, dlatego też nie może zabraknąć na stołach dań wegetariańskich i wegańskich, dań jarskich i rybnych. Bardzo ważne jest poznanie preferencji swoich gości, aby możliwe było zapewnienie im ich ulubionych potraw. Koszty związane z poczęstunkiem uzależnione są przede wszystkim od ilości miejsc przy stole i rodzaju wybranego jadłospisu. Im menu ma być bogatsze i składać się z bardziej ekskluzywnych potraw, tym trzeba liczyć się z większymi kosztami. W menu powinny znaleźć się klasyczne dania, które są preferowane przez większość osób. Konieczne jest też zadbanie o odpowiedniej wielkości porcje. Należy także wiązać pod uwagę potrzeby najmłodszych, czyli zadbać o mniejsze porcje i dedykowany deser dla dzieci.
Przegotowanie atrakcji dla gości
Na danej imprezie okolicznościowej nie może zabraknąć różnorodnych atrakcji, aby każdy z gości z chęcią z nich skorzystał i był zadowolony. Warto zaplanować tańce i wyznaczyć miejsce na parkiet. Mile widziane są różnego typu turnieje, nawet z nagrodami. Dodatki także mają znaczenie – żywe kwiaty, podziękowania dla gości i winietki.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości Hotelu T&T, oferującym miejsce na imprezy okolicznościowe w Poznaniu
